Untuk Seluruh Desa yang berada di Kabupaten Sumedang dalam pembuatan APBDES ini sudah diberikan Bintek berikut Softcopy Bahan bintek keuangan desa dalam bentuk CD . Softcopy tersebut diantaranya Simulasi Anggaran APBDES dalam bentuk file excel.
Kali ini Blog Desa Cilayung akan berbagi pengalaman dalam pembuatan APBDES tersebut, dalam pembuatan APBDES tahun ini memang ada sedikit perubahan dan perubahan ini merupakan suatu cara pemerintahan kabupaten untuk menertibkan administrasi khususnya dalam hal ini administrasi desa. Pemerintah kabupaten memberikan bintek dengan maksud dan tujuan terbinanya pengurus keuangan desa dalam membuat dan menyusun administrasi desa, sehingga administrasi tersebut tidaklah hanya sekedar pembuatan saja tapi dilengkapi dengan penyusunannya. yang selama ini mungkin kebanyakan desa hanya sampai tahap pembuatannya saja dalam bentuk buku tapi tidak disertai dengan penyusunannya. sehingga buku tersebut mungkin dibiarkan kosong. ini adalah fakta dan berangkat dari fakta inilah maka kita coba untuk merubahnya. Oh ya lupa, malah ngelantur kesana kemari.. yu ah kita langsung pada pokok masalah yang ingin berbagi pengalaman masalah pembuatan APBDES. dibawah ini urutan dokumen Versi Pemerintahan Kabupaten Sumedang yang disertakan dalam CDsoftcopy yang diberikan waktu Bintek. untuk melihat cara pembuatannya versi Desa Cilayung klik buka.

DAFTAR URUTAN DOKUMEN 

1. KODE REKENING
Pada bagian kode rekening ini Desa Cilayung membuat sedikit perubahan dari bawaan aslinya dimana perubahan itu pada bagian Belanja Langsung karena pada bagian ini ada pengisian kode program kegiatan yang masih perlu disesuaikan ( x.xx ). Untuk memudahkan pengisian Desa Cilayung menambahkan beberapa kolom tambahan. lihat tampilan aslinya:
Simulasi APBDES
Pada Kode Rekening ini ada kolom yang tersembunyi (hide) yaitu kolom B, maka Desa Cilayung tampilkan kolom B tersebut dengan meng(Unhide)nya. Caranya letakan mouse pada headings A klik tahan dan tarik sampai headings C, setelah kolom A dan C terblok kemudian klik kanan dan klik unhide tepat dibagian bawah. lihat tampilan setelah diUnhide:
Simulasi APBDES
Sekarang kolom B telah kelihatan.
Setelah semua kolom tampil Desa Cilayung menambahkan dua kolom antara kolom B dan C maka akan ada dua kolom kosong yaitu kolom B dan C. kemudian pada kolom kode rekening (D) mulai dari angka 2 bagian Belanja Desa (D153) sampai akhir kode rekening yang berisi kode X.XX atau bagian belanja langsung kita pindahkan ke kolom B153. lihat tampilannya:
Setelah kolom kode rekening bagian belanja langsung dipindahkan sekarang kita isi kolom yang masih kosong, pada kolom C153 dan C145 kosongkan, pada kolo D153 dan D154 isikan kode yang ada di kolom B153 dan B154 selanjutnya pada kolom  C155 kita masukan rumus =left(B155;8) rumus ini dimaksudkan untuk mengambil Isi kolom B155 sebanyak 8 karakter. kemudian kolom D155 kita masukan rumus =mid(B155;9;15) rumus ini dimaksudkan untuk mengambil isi kolom B155 mulai dari karakter ke 9 yaitu tanda titik (.) maksimal sebanyak 15 karakter. lihat gambar dibawah.
Untuk mengisi kolom C156 dan D15 sampai akhir kode yang mengandung x.xx kopy paste saja kolom C155 dan D155 atau sorot kolom C155 dan D155 letakan mouse pada sudut kanan bawah kolom yang disorot setelah ada tanda (+) tanpa petunjuk mouse klik dan tahan mouse kemudian tarik sampai kolom kosong terisi semua. tampilannya akan seperti ini:
Perubahan ini dimaksudkan untuk memudahkan kita dalam menambahkan kode program kegiatan yang masih dalam kode X.XX apabila  dengan perubahan ini nanti pengisian kode program akan otomatis terisi.
2. KODE PROGRAM / KEGIATAN

Pada bagian ini kita tinggal memasukan program-program kegiatan yang ada di desa disesuaikan dengan jenis programnya. kode program ini untuk kode Programnya sudah ditetapkan mulai No Program 1 sampai 7 dan untuk no 8 dan seterusnya kita bisa tambahkan kalau ada.
Untuk Jenis programnya kita tinggal masukan berurutan pada Sub Program, lihat contohnya:
Simulasi APBDES
kolom warna kuning kita jangan rubah/ganti lagi itu sudah baku. seandainya pada program tersebut tidak ada program maka biarkan saja gak usah dihapus/diganti. kita isi dimana ada program yang mau dibuat.

3. PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN DESA (R A D)
Untuk Penyusunan Rencana Anggaran Desa maka  disini Desa Cilayung menggunakan 2 Format bantuan yaitu dengan cara menambahkan 2 sheet setelah sheet kode rekening sebelum sheet Rencana anggaran. Untuk diperhatikan : untuk lebih optimalnya dalam perumusan semua format yang berhubungan dengan APBDES harus dalam satu file excel, ini dimaksudkan agar Rumus(formula) yang berkaitan didalamnya tidak mengalami error. 
Format tambahan dan RAD dalam Simulasi APBDES ini yaitu:
Isian Kode Rekening
Pertama-tama buat sheet baru pindahkan posisinya setelah Kode Isian kemudian beri nama Isian Kode Rekening. selanjutnya Copy seluruh isi dari sheet Kode Isian dan pastekan di sheet baru ini.
Setelah kode rekening tercopy kemudian tambahkan 4 kolom sebelum kolom Kode rekening, selanjutnya hapus semua data yang ada kecuali Header/judul kolom, ganti fill colornya semua jadi putih dan saatnya pembuatan rumus/formula excel untuk pengisiannya sehingga akhirnya seperti gambar dibawah.


Untuk pengisian rumusnya ikuti petunjuk berikut:
Kolom A ( Isian kode Belanja Langsung) manual :
  • Bagian Pendapatan kosongkan
  • Bagian Belanja Langsung masukan angka 2.1 (kosongkan untuk kolom A52 dan A53)
  • Bagian Belanja Tidak langsung kosongkan
  • Bagian Pembiayaan kosongkan
Kolom B ( Isian kode  Program kegiatan pengganti x.xx ) manual :
  • Bagian Pendapatan kosongkan
  • Bagian Belanja Langsung ini merupakan Kode Kegiatan yang isinya didapat dari sheet Kode program yang ada sebelum sheet ini.
  • Bagian Belanja Tidak langsung kosongkan
  • Bagian Pembiayaan kosongkan
Kolom C ( Isian Kode rekening ) manual :
Pada kolom ini diisi dengan Kode Rekening sesuai uraian atau program yang ada di desa dengan melihat atau berpedoman pada format Kode rekening yang ada namun apabila ternyata uraian atau kode tersebut tidak ada pada lembar/sheet kode Rekening tidak ada maka kita tambahkan saja dengan mengikuti aturan yang ada.
Kolom D ( Filterisasi ) Otomatis terisi :
Pada kolom D5 ini diisi dengan rumus =LEN(E5)-LEN(SUBSTITUTE(E5;".";""))+1
Rumus ini dibuat mulai pada bagian Pendapatan dan rumus diatas adalah contoh Desa Cilayung dengan artian: kolom D5 adalah kolom yang sejajar dengan E5 dan kolom Uraian Bagian Pendapatan (F5) pada kolom D5 akan secara otomatis terisi dengan jumlah karakter kode yang ada pada kolom E5.
Untuk mengisi kolom D6 dan seterusnya tinggal copy paste saja caranya seperti yang telah diterangkan tadi.
Kolom E ( kolom Kode rekening ) Otomatis terisi :
Pada kolom E5 ini diisi dengan rumus =A5&B5&C5
Rumus ini dibuat pada kolom Kode Rekening mulai E5 sampai E terakhir pada kolom Kode rekening. Fungsi rumus ini untuk menyatukan data/isi yang ada di kolom A5,B5 dan C5. pada kolom E5 semua yang ada di kolom tersebut akan jadi satu sehingga membentuk suatu kode rekening.
Untuk mengisi kolom E6 dan seterusnya tinggal copy paste saja caranya seperti yang telah diterangkan tadi. 

Kolom F ( kolom Kode rekening ) Otomatis terisi :
Pada kolom F5 ini diisi dengan rumus =vlookup(C5;Kode!$D$4:$E$549;2;false)
Rumus ini dibuat pada kolom Uraian mulai F5 sampai F terakhir kolom uraian. fungsi rumus ini untuk memasukan/memanggil data/isi Uraian yang terdapat pada halaman/sheet kode rekening berdasarkan atau disesuaikan dengan kode rekening yang dimasukan.
Kode!$D$4:$E$549 ini diambil dari halaman/sheet Kode Rekening
Untuk membuat fungsi VLOOKUP() selengkapnya lihat disini
Untuk mengisi kolom F6 dan seterusnya tinggal copy paste saja caranya seperti yang telah diterangkan tadi.
 Kolom H ( kolom Kode rekening ) Otomatis terisi
Pada kolom H53 ini diisi dengan rumus =A53&C53
Pada kolom H ini dimulai pada kolom H53 dimaksudkan untuk membuat kode rekening belanja langsung tanpa mengikut setakan kode program.
Untuk mengisi kolom H54 dan seterusnya tinggal copy paste saja caranya seperti yang telah diterangkan tadi.
Isian Pendapatan dan Belanja
Pada isian pendapatan dan belanja lihat gambar berikut:
Buat sheet baru dengan nama Isian Pendapatan dan Belanja. kemudian copy paste tabel Rencana Anggaran.
setelah tabel rencana anggaran ada pada tabel ini kemudian hapus semua isinya kecuali halaman header. kemudian tambahkan 2 kolom untuk filterisasi. pengisiannya sebagai berikut:

Kolom A (filterisasi) manual diisi dengan Pokok Uraian:
  • Untuk bagian Pendapatan semua diisi dengan angka 1
  • Untuk bagian Belanja semua diisi dengan angka 2
  • untuk pembelanjaan diisi dengan angka 3
Dimana apabila nanti kita menggunakan filterisasi kita dapat menampilkan atau menyembunyikan berdasarkan angka tersebut.
Kolom B (filterisasi) manual diisi dengan Sub Pokok Uraian: lebih jelasnya lihat contoh.
Kolom C (filterisasi) otomatis terisi dengan jumlah karakter kode Rekening:
Pada Kolom C6 di buat rumus ='Isian Kode'!D5
dimana Isian Kode yaitu halaman Isian kode yang dibuat tadi dan diambil dari kolom D5 nya. untuk kolom C7 dst bisa dicopy paste dari kolom C6.
Kolom D (Kode rekening) otomatis terisi dengan  kode Rekening: 
Pada Kolom D6 di buat rumus ='Isian Kode'!E5
Ini sama halnya dengan kolom C6 dan dapat pula langsung mengkopy paste halaman C6 pada halaman D6. dan untuk mengisi kolom D7 sama seperti cara pada kolom C.
Kolom E (Uraian) otomatis terisi dengan  Uraian :
Pada kolom ini sama saja seperti kolom C dan D yaitu dengan cara copy paste. atau mendragnya agar lebih gampang cuma yang harus diperhatikan adalah pada Cellnya jangan sampai gak berurutan apabila mengkopy dari C6 maka pada kolom D harus D6 dan pada kolom E harus kolom E6.
Kolom Harga Satuan dan Volume diisi manual pada kolom sub terakhir lihat contoh
Kolom yang lainnya mungkin semua sudah pada hapal untuk penghitungan Anggaran seperti biasa.

Rencana Anggaran Desa
Rencana Anggaran Desa ini tinggal menggunakan Rumus-rumus yang sumbernya berasal dari Isian Pendapatan dan Belanja istilah kerennya tinggal me linkkan saja nanti secara otomatis akan terisi mengikuti data yang kita masukan di halaman Isian Pendapatan dan Belanja. Lumayan mempercepat kerja juga daripada ngisi manual. kita tinggal ngedit-ngedit sedikit kalau saja ada rumus yang error. ini tampilan Rencana Anggaran Desa (RAD);
Semua kolom mulai dari B8 semuanya tinggal menggunakan rumus ='Isian Pendapatan dan belanja'!D6
dimana 'Isian Pendapatan dan belanja'!D6 ini artinya data diambil dari halaman Isian Pendapatan dan Belanja untuk C8 tinggal Copy dari B8 sementara untuk G8 rumusnya ='APBdes Isian'!I6 karena jumlah Kas Desa ada pada kolom I6 di Isian pendpatan dan belanja desa begitu juga untuk yang lainnya tinggal disesuaikan saja.

Maksud penambahan format ini yaitu agar memudahkan pengisian dari semua format/bagian APBDES, jadi secara garis besar kita hanya cukup mengisi Isian Kode Rekening dan Isian Pendapatan dan Pembelanjaan saja untuk yang lainnya nanti akan secara otomatis terisi setelah ditambahkannya beberapa rumus/formula excel.  kita tinggal memeriksa format lain untuk memastikan klop atau tidaknya suatu data.
4. PENYUSUNAN RAPERDES
a. BATANG TUBUH PERDES (PERDES DAN PERSETUJUAN BPD)
Dalam hal ini mungkin sudah tidak perlu lagi dijelaskan karena pada CD yang diberikan pada waktu bintek juda sudah ada dan lengkap anda tinggal menyesuaikan dan mengeditnya saja. namun apabila anda ingin menjadikan Perdes tersebut jadi kesatuan dalam APBDES file excel maka anda tinggal memindahkannya saja pada APBDES dengan membuat halaman/sheet baru. Apabila Sudah dibuat pada APBDES bersamaan dengan yang lainnya maka kita bisa menambahkan Rumus pada bagian Pendapatan Belanja langsung dan lainnya yang berkaitan dengan data APBDES.
b. LAMPIRAN RINGKASAN
Sebelum ke Lampiran ringkasan mungkin kita harus mengisi dulu beberapa hlaman yang ada pada simulasi APBDES ini diantaranya :

ANGGARAN PENDAPATAN DESA

Simulasi APBDES
Pada Anggaran pendapatan untuk pengisiannya kita ambil dari Isian Pendapatan dan belanja. kita tinggal melinkkan saja datanya caranya sama dengan yang diatas saya terangkan sebagai contoh:
kolom B8 diisi dengan rumus ='Isian Pendapatan dan belanja'!D6. untuk yang lainnya silahkan sesuaikan hanya saja pada halan ini yang diambil hanya bagian pendapatannya saja. Lihat Contoh Desa Cilayung

ANGGARAN BELANJA DESA

Simulasi APBDES
Pada Anggaran Desa untuk pengisiannya sama saja cuma yang membedakan ini datanya diambil dari RAD atau Rencana anggaran Desa, contoh;
kolom B10 diisi dengan rumus=RAD!B55 dimana yang diambil hanya pada bagian belanjanya saja.
Lihat Contoh Desa Cilayung

RENCANA BELANJA LANGSUNG

Simulasi APBDES
Pada Bagian Rencana Belanja Langsung ini lumayan rumit pembuatannya terutama untuk menentukan kode rekeningnya yang mungkin ga akan saya uraikan disini. namun sedikit saya jelaskan pertama-tama copy code rekening yang ada pada isian code halaman H pastekan pada sheet baru kemudian Sort A-Z setelah di sort hapus data yang sama sehingga tinggal satu yang tersisa lakukan pada semua yang lebih dari satu setelah itu copy dan pastekan pada kolom Kode rekening halaman ini hasilnya seperti gambar.
Untuk mengisi kolom Uraian pergunakan fungsi Vlookup seperti ini =vlookup(B9;Kode!$A$154:$E$461;5)
untuk kriterianya silahkan sesuaikan cara pembuatan VLOOKUP-() lihat disini
untuk pengisian pada bagian progran menggunakan fungsi =if(isna(Vlookup(C10;Belanja!$C$14:$F$29;4;false));"";Vlookup(C10;Belanja!$C$14:$F$29;4;false)) ini sebagai contoh pada kolom program kegiatan masing-masing kolom untuk rumusnya mempunyai nilai Range yang berbeda-beda disesuaikan dengan Programnya namun yang sama yaitu diambilnya dari halaman/sheet Belanja. jangan lupa disini yang jadi kriterianya adalah kolom uraian. Lihat Contoh desa Cilayung

BELANJA TIDAK LANGSUNG

Simulasi APBDES
Untuk belanja tidak langsung tinggal melakukan proses seperti belanja Desa data yang diambil dari RAD
Lihat Contoh Desa Cilayung

LAMPIRAN ANGGARAN BELANJA DESA

Simulasi APBDES
Dalam ringkasan sama cukup copy paste data yang diambil dari halaman pendapatan. Lihat Contoh Desa Cilayung
c. LAMPIRAN PENJABARAN
Pada lampiran penjabaran lihat gambar dibawah
pengisian pada halaman ini sama halnya dengan pengisian sebelunya kita tinggal melinkkan saja namun disini ada 2 sumber linknya yaitu  dari halaman pendapatan dan belanja untuk memudahkan pada kolom D pembelanjaan sampi F kita pakai fungsi Vlookup lagi. untuk D62=vlookup(B62;Belanja!$B$11:$F$286;3;false) dimana D62 adalah mulainya kolom pembelanjaan

d. LAMPIRAN KEGIATAN BELANJA LANGSUNG
Lampiran Kegiatan lihat gambar
dalam hal ini juga sama tinggal kita linkkan saja dan sesuaikan link yang diambil dari lampiran penjabaran.

5. PENYUSUNAN APBDES SETELAH PERSETUJUAN BPD
a. BATANG TUBUH PERDES (PERDES DAN PERSETUJUAN BPD)
b. LAMPIRAN RINGKASAN
c. LAMPIRAN PENJABARAN
d. LAMPIRAN KEGIATAN BELANJA LANGSUNG
6. DPA DIBUAT PERKEGIATAN ALOKASI BELANJA DALAM REKENING S.D. RINCIAN OBJEK
DPA atau Dokumen Penggunaan Anggaran ini dibuat sama saja dengan dokumen lain yaitu dengan melinkkan data-data yang ada pada halama sumber, untuk DPA ini halaman sumbernya adalah Lampiran Penjabaran
7. SURAT PERMINTAAN PEMBAYARAN (SPP)
8. BUKU KAS UMUM
9. BUKU PEMBANTU SIMPANAN / BANK
10. BUKU KAS PEMBANTU PENERIMAAN PER RINCIAN OBJEK
11. REKAPITULASI PENERIMAAN / PENDAPATAN
12. BUKU KAS PEMBANTU PENGELUARAN PER KEGIATAN
13. BUKU KAS PEMBANTU SWADAYA PERKEGIATAN
14. BUKU PEMBANTU PAJAK
15. BUKU PANJAR
16. LAPORAN REALISASI ANGGARAN

Mungkin Kami hanya bisa berbagi sampai disini meskipun banyak kekurangan ini semua hanyalah berbagi pengalaman. untuk yang lainnya lain kali kami akan berbagi lagi, apabila ada desa yang ingin mencoba cara desa cilayung ini silahkan dicoba dan apabila ada yang mau Contohnya silahkan isi permintaannya pada kotak komentar. jangan lupa sertakan email untuk memudahkan pengiriman Link unduhannya. kami tidak berani menyertakan link unduhan langsung di blog ini karena sesuatu dan lain hal, mohon dimaklumi. terima kasih.